Die Notion API ist endlich da — Erklärung + Schritt-für-Schritt Anleitung
Der 13. Mai 2021 war für Notion-Power-User der wohl wichtigste Tag des Jahres: An diesem Tag wurde nach zu langer Wartezeit endlich die heißersehnte Notion API veröffentlicht.
Bis dahin war es nicht möglich, Notion mit anderen Apps zu verknüpfen: So konnte ich beispielsweise Blogbeiträge in Notion schreiben, diese aber nicht zu meinem Wordpress-Blog schicken.
Notion war ein geschlossenes System, das zwar viele Möglichkeiten bot, jedoch nicht mit der Außenwelt kommunizieren konnte und so in seinen Möglichkeiten doch etwas limitiert war.
Dank der neuen API wurde diesen Mai alles anders!
Im folgenden Beitrag zeige ich dir, welche Möglichkeiten die Notion API bietet und gehe mit dir als Beispiel Schritt für Schritt durch, wie du Notion mit dem Google Calendar verknüpfst.
Warum Notion für mich ein Gamechanger ist (Meine Notion-Story)
Im Herbst 2020 hatte ich ein großes Problem:
Ich konnte mich zwar endlich mit meiner Online-Marketing-Agentur etablieren und zog trotz Wirtschaftskrise und Covid-19 großartige Neukunden ans Land.
Doch ich war mit meinem Business alles andere als zufrieden: Ich wollte wieder mehr Content erstellen, Dinge erschaffen, kreativ sein.
Doch neben der Arbeit mit mehr als 10 aktiven Klienten ging sich das zeitlich überhaupt nicht aus. Ich hatte das Gefühl, ständig im Schwimmen zu sein, gegen Deadlines anzukämpfen und hatte im Hinterkopf immer das Gefühl, dass es Tasks gab, auf die ich vergessen hatte (und oft war das sogar der Fall).
Ich arbeitete damals schon mehr als 2 Jahre mit der “Getting Things Done Methode” von David Allen, aber hatte nicht den Eindruck, dadurch viel produktiver zu werden (was vermutlich daran lag, dass ich versuchte, die Prinzipien mit Google Tabellen umzusetzen).
Ich führte ein Leben, in dem mich mein Business kontrollierte anstatt umgekehrt. Auch hatte ich immer Angst, dass mein Erfolgslauf irgendwann aufhören würde: Immerhin war ich zu 100% von Empfehlungen abhängig und hatte keinen eigenen Marketingkanal für meine Dienstleistungen.
Dann hörte ich auf Youtube von Ali Abdaal von Notion und seither liegt in meinem Business kein Stein mehr auf dem anderen:
Mit Notion verwendete ich nun das erste Mal eine App, mit der ich die “Getting Things Done Methode” wirklich in die Tat umsetzten konnte.
Die App erlaubte es mir nach einer kurzen Lernzeit, meine Klienten noch besser zu verwalten und sorgte dafür, dass ich keine Angst mehr haben musste, auf Tasks oder Termine zu vergessen.
Dadurch hatte ich endlich wieder mehr freie mentale Kapazitäten zur Verfügung: Erst dadurch traute ich mich endlich, meinen persönlichen Blog zu starten, reaktivierte meinen Youtube-Kanal und erstellte zwei neue Online-Kurse für Udemy.
Das soll nicht heißen, dass nun alles Freude, Glück und Sonnenschein ist. Ich habe oft noch immer Schwierigkeiten, Deadlines abzuschließen und hinke meinem Content-Kalender hinterher, dennoch kann ich sagen, dass ich in den letzten 6 bis 8 Monaten ein deutlich besserer Online-Marketing-Consultant geworden bin — außerdem habe ich in der Zeitspanne definitiv mehr Content erstellt als in den gesamten Jahren zuvor.
Notion war für mich in den letzten Monaten ein echter Gamechanger. Und durch die neue API werden sich die Vorteile, die ich von Notion habe, noch weiter verdeutlichen!
Was wird durch die Notion API anders?
Klären wir zuerst die Basics:
Was ist eine API?
Eine API (Application Programming Interface) beschreibt eine Programmierschnittstelle, welche die Kommunikation zwischen zwei Apps ermöglicht.
Das musst du dir so vorstellen, als würdest du im Gästebereich eines Restaurants sitzen:
Betrachte Gastbereich und Küche als zwei verschiedene Apps, die kommunizieren müssen, damit das System “Restaurant” funktioniert.
Die Aufgabe der Küche besteht in der Zubereitung deiner Gerichte. Doch sie benötigt einen Kommunikationsweg, damit ihr deine Bestellung mitgeteilt wird. Denn ohne Bestellung wird kein Essen zubereitet und du bleibst hungrig am Tisch sitzen.
Diesen Job erfüllt im echten Leben zum Glück ein Kellner, in der Software-Welt wäre er die API. Der Kellner nimmt deine Bestellung auf, sagt der Küche, was sie tun muss und kommt (hoffentlich irgendwann) mit einer Antwort — dem Essen — zurück zu dir.
Hier ist noch ein “echtes” API-Beispiel:
Du hast online sicher schon einmal nach einem Flug gesucht? Das hast du vermutlich nicht auf der Webseite der Fluglinie gemacht, sondern über eine Flugsuchmaschine, da du dort nicht nur die Daten einer Fluglinie sondern von allen Fluglinien vorfindest.
Wenn du nun wie im Restaurant eine Bestellung für einen Flug zu einer bestimmten Destination mit einer bestimmten Airline zu einer bestimmten Zeit aufgibst, kommuniziert die API zwischen den Fluglinien und der Flugsuchmaschine und zeigt dir an, welche passenden Flüge noch verfügbar sind.
Welche Möglichkeiten bietet die Notion API
Die Notion API bietet dir quasi unbegrenzte Möglichkeiten. Notion ist zwar ein Tool, das viele Dinge zu 80–90% gut kann, jedoch als Allrounder bei spezialisierten Tätigkeiten immer etwas schwächer abschneidet als Apps, die sich auf nur eine Aufgabe spezialisieren.
So könntest du Notion zwar als Kalender verwenden, für die meisten User wird jedoch der Google Calendar weiterhin erste Wahl bleiben, da er doch mehr Möglichkeiten hat und benutzerfreundlicher ist.
Bisher mussten sich Notion-User entweder damit abfinden, dass
- Notion ein Allrounder ist und externe Apps soweit als möglich in Notion nachgebaut wurden
- oder Notion gemeinsam mit anderen Apps verwenden, ohne dabei jedoch Daten automatisiert auszutauschen
Dank der API kannst du mit Notion und anderen Apps nun ein kommunizierendes Ökosystem aufbauen: Falls es Dinge gibt, die andere Apps besser können, kannst du diese weiterhin behalten: du transferierst mit der API bloß die Daten zu Notion, sodass dein Life-Operating-System immer Up-To-Date bleibt.
Was kannst du mit der Notion API nun konkret machen?
Alles! Die Möglichkeiten sind so vielfältig, dass die meisten bisher veröffentlichten Anwendungen nur an der Oberfläche des Möglichen kratzen.
Ich kann dir natürlich nicht alle Anwendungsmöglichkeiten zeigen. Die Möglichkeiten sind viel zu vielfältig und ich bin selbst noch am Entdecken, was mit der API alles möglich ist.
Aber ich werde dir in diesem Beitrag mehrere häufig nachgefragten Beispiele zeigen, die du gleich heute noch mit deinem Notion-System ausprobieren kannst.
Bevor wir mit den konkreten Beispielen beginnen, musst du aber noch verstehen, wie Notion mit Zapier verknüpft wird.
Notion API und Zapier
Zapier wird oft als Übersetzer zwischen den Web-APIs von unterschiedlichen Anwendungen beschrieben.
Kehren wir wieder zu unserem Restaurant-Beispiel zurück: Angenommen du bist auf Urlaub und du sprichst die Sprache des Kellners nicht, dann bräuchtest du einen Übersetzer. Zapier macht genau das Gleiche: Es sorgt dafür, dass die unterschiedlichen APIs miteinander kommunizieren können, ohne dass du herum programmieren musst.
So ermöglicht Zapier durch die Verknüpfung verschiedener Web-Anwendungen die Automatisierung von vielen Schritten, die du ansonsten manuell durchführen müsstest.
Beispielsweise speichert Zapier meine Rechnungen, die per E-Mail geschickt werden, automatisch im richtigen Google-Drive-Ordner ab, weil ich die beiden Google-Dienste Gmail und Google Drive mit Hilfe von Zapier verknüpft habe.
Wenn du willst, dass Notion mit anderen Apps kommuniziert (ohne dass du viel herum programmieren musst), ist Zapier eine tolle Wahl. Eine weitere Alternative (die ich noch nicht probiert habe) wäre Automate.io.
Notion API und Zapier verbinden. Die ersten Schritte
Im ersten Schritt musst du eine Notion Integration erstellen.
Gehe dazu auf diese Seite http://notion.so/my-integrations/ und klicke auf “create new integration”.
Nun musst du der Integration nur noch einen Namen geben und sie für deinen Notion Workspace freigeben.
Jetzt wählst du die Seite oder Tabelle aus, die du mit einer externen App wie Zapier oder Automate.io verbinden willst. In diesem Beispiel wähle ich dafür meine Reiseliste, mit der ich meine Reisen plane.
Klicke rechts oben auf “Share to web” und auf “Invite”.
Nun sollte hier deine vorher erstellte Integration erscheinen. Wähle diese aus und klicke auf “Invite”.
Herzlichen Glückwunsch! Deine Notion Page kann nun mit Zapier oder Automate.io verbunden werden.
Notion mit Zapier verbinden
Wähle als App Notion aus und gib an, was du genau machen willst:
- Ein neues Element in der Datenbank erstellen
- Ein Element in der Datenbank updaten
- Oder ein Element in der Datenbank suchen
Sobald du diesen Schritt absolviert hast, musst du nur noch deinen persönlichen Notion-Account mit Zapier verbinden.
Dazu benötigst du den “Internal Integration Token”. Diesen findest du auf notion.so/my-integrations/. Klicke einfach auf deine Integration und kopiere den Token.
Super! Nun da dein Notion Account mit Zapier verbunden ist, kannst du Notion mit hunderten weiteren Apps verbinden.
Im folgenden Abschnitt zeige ich dir, wie du eine der beliebtesten Notion Automatisierungen durchführst: Die Verbindung von Notion mit dem Google-Calendar.
Google Calendar und Notion API verknüpfen
- Google Calendar und Notion
Notion endlich mit dem Google Calendar zu verbinden, ist schon seit Jahren der sehnsüchtige Wunsch von vielen Notion-Jüngern.
Viele Leute benutzten Notion als To-Do-Liste, planen nebenbei jedoch weiterhin Termine mit dem Google Calendar, weil dieser nunmal einer der besten Kalender ist.
Es wäre deswegen ideal, wenn auf der To-Do-Liste automatisch auch die Kalendereinträge des Google Calendars erscheinen würden.
Bisher mussten User diese Einträge manuell in die To-Do-Liste einfügen (und ich persönlich habe mehr als einmal auf diese Übertragung vergessen und so Termine übersehen).
In Zukunft sollte das jedoch nicht mehr passieren. Alles was du machen musst, ist Folgendes:
- Wähle in Zapier Google Calendar als App aus und gib “New Event” als Trigger an. Nun verbindest du dich noch mit deinem Google-Account und wählst beim Punkt “Set up Trigger” den richtigen Kalender aus.
- Wenn du den Trigger testest, sollte nun ein Kalender-Eintrag von Zapier gefunden werden. Falls nicht, gibt es in deinem Kalender noch keinen Eintrag. Erstelle in diesem Fall einfach einen neuen Kalender-Eintrag und teste den Trigger nochmal mit Zapier.
Füge nun Notion als App aus und gib als Action Event “Create Database Item” an. Du musst selbstverständlich auch deinen Notion-Account auswählen. Falls er noch nicht mit Zapier verbunden ist, befolge einfach die Schritte des Abschnitts “Notion mit Zapier verbinden”.
Jetzt musst du noch die Datenbank finden, mit der du deine To-Do-Liste in Notion betreibst (in meinem Fall ist das die Action Items Database). Verbinde im Anschluss die Felder deiner Datenbank mit den jeweiligen Feldern des Kalendereintrags. Für mich wichtig sind hier:
a) Datum
b.) Priorität: Diese wird automatisch auf Scheduled gelegt, damit ich weiß, dass es sich um einen Termin handelt und nicht einfach nur um eine Aufgabe.
c.) Status: Den stelle ich bei neuen Einträgen automatisch als aktiv ein. Alle abgearbeiteten Tasks werden in der Folge als “Done” markiert.
- Beim abschließenden Test sollte alles einwandfrei funktionieren. Super, herzlichen Glückwunsch zu deinem ersten Zap!
Weitere Anwendungsideen für die Notion API?
Im Moment kratzen wir alle nur an der Oberfläche der Dinge, die mit der Notion API möglich sind. In den nächsten Wochen werde ich dir noch einige weitere Automatisierungen vorstellen.
Beispielsweise werde ich dir zeigen, wie du mit Notion einen Social-Media-Planner erstellst, der deine Beiträge zeitgerecht auf Twitter oder Linkedin postet.
Zum Abschluss noch eine Frage an dich: Welche Automatisierungsmöglichkeiten willst du mit der Notion API umsetzen? Ich bin auf deine Ideen gespannt!
Bis zum nächsten Mal,
Dein Philipp
